כבר בתור התחלה נציין, ייעוץ ארגוני לא נועד רק לעסקים במשבר. הדעה הרווחת היא שאנחנו צריכים להיעזר באנשי מקצוע רק בזמן מצוקה. למעשה, חברות גדולות וקטנות כאחד נעזרות בשירותי ייעוץ ארגוני כדי לפתח את העסק, לקבל הכוונה בניהול תזרים מזומנים תקין, לפתח אסטרטגיות חדשות וניצול משאבי אנוש.
מיהו יועץ ארגוני?
יועץ ארגוני הוא בעל מקצוע חיצוני או פנימי. יועץ פנימי עובד בתור שכיר בתור חברה מסוימת, ואילו יועץ חיצוני הוא בעל מקצוע שעובד באופן פרטי או דרך חברה חיצונית. תפקידו של יועץ ארגוני לייעל תהליכים עסקיים, ניתוח מבנים ארגוניים, הערכת פעילות התהליכים הקיימים החל ממנהלים ועד לצוות העובדים. לאחר הסכמה על עבודה משותפת יגיע בעל המקצוע לתהליך של פיקוח בו בוחן היועץ את הארגון גם באופן חיצוני וגם לפי דוחות החברה.
יש יתרון בעינינו ליועץ חיצוני מהסיבה הפשוטה שאותו יועץ מגיע בלי דעה קדומה ומקבל זווית נטרלית על עסק. יועצים פנימיים לרוב לא יראו את התמונה המלאה, אבל כמובן שזה גם תלוי בכישורים של אותו בעל מקצוע. כפי שציינו בהתחלה, בניגוד לדעה הרווחת, תפקידו של היועץ הוא לא "להוציא אתכם מהבור" בהכרח. נכון, יש לא מעט עסקים שנזכרים ביועץ ארגוני כאשר הם נמצאים בתקופת משבר ויועץ ארגוני יכול לסייע להוציא את הראש מעל המים.
מה תחומי ההתמחות של יועץ ארגוני?
תחומי ההתמחות של יועצים ארגוניים הם רחבים, לפניכם רוב תחומי ההתמחות: הערכת מבנה עסקי, נהלי עבודה, תהליכים, ניצול משאבי אנוש, ייעוץ למנהלים ובכירים, ייעוץ לגבי אסטרטגיות התפתחות, ייעוץ חיסכון, יישום תוכניות פעולה, יישום תוכניות הדרכה, ראיון עובדים, הערכות מיומנויות עם עובדים, שיתוף פעולה עם מחלקת משאבי אנוש בנוגע לגיוס ופיתוח עובדים, ארגון מחלקות מחדש לצורך ייעול, יעדים עסקיים, זיהוי הזדמנויות לשיתוף פעולה בין-מחלקתי, תיעוד תהליכים והכנת דוחות התקדמות. זאת רשימה יחסית מרוכזת של התחומים הבולטים שבהם יועץ ארגוני עוסק.
אם נסכם את פעילותו של יועץ ארגוני בפשטות, תפקידו לאזן ולקדם ארגונים. ולמרות כל תכליתו של היועץ, עדיין יש היצע רחב של יועצים ארגוניים וחלקם מתמקדים בנושאים ספציפיים, בין אם מדובר בפן השיווקי, כלכלי או העסקי. ובין אם מדובר בסוגי עסקים ספציפיים. לדוגמא, יש יועצים ארגוניים שדוגלים בייעוץ לעסקי מזון בלבד. לכן, יש חשיבות גדולה להתאמת היועץ בהתאם לעסק שלכם, לפניכם כל הדרכים לבחירת יועץ ארגוני.
איך בוחרים יועץ ארגוני?
- ניסיון – הנקודה הקריטית היא הניסיון של היועץ. יועץ ללא ניסיון בפועל לא יכול באמת לשפר את העסק, לפחות זה לא סיכון שנהיה מוכנים לקחת. ניסיון שטח חייב להיות מוכח, על בעל המקצוע להראות לכם עסקים איתם עבד בין אם בתור שכיר או עצמאי כדי שתוכלו לבחון את התהליך לטוב ולרע. ניתן ואף רצוי לבקש מאותו יועץ להראות לכם דוחות החל מתחילת הייעוץ.
- תחום התמחות – האופציה היא לא חובה, אבל היא בהחלט יכולה להועיל. התאימו את סוג העסק שלכם בהתאם לתחום ההתמחות של היועץ. אם יש יועץ כללי ויועץ בעוסק בתחום שלכם ספציפית ולשניהם אותו ניסיון, הרי עדיף לבחור בבעל מקצוע עם זווית ראייה יותר ממוקדת. ברגע שהיועץ מכיר את הנהלים בתחום בו אתם נמצאים זה עשוי לזרז את התהליך ולהשפיע לטובה.
- מתחרים – יועץ ארגוני עבד עם המתחרים שלכם? אנחנו לא רואים את זה באור חיובי ונסביר למה. ברגע שיועץ ארגוני עובד עם מתחרים, התוכנית האסטרטגית בסבירות גבוהה להיות זהה או לפחות קרובה. התפקיד של יועץ ארגוני הוא לקדם את העסק והדרך הנכונה ביותר לקדם ארגון היא באמצעות ייחודיות.
מהם שלבי העבודה של ייעוץ ארגוני?
קיימים חמישה שלבים בתהליך: שלב הבחינה, הצגת נתונים, תוכנית עבודה, יישום ומעקב. כמובן שלכל שלב יש שוני בין ארגון כזה לאחר, על יועץ ארגוני להיות דינמי מספיק כדי לדעת לנווט את התהליך בצורה המתאימה ביותר. לפני שנפרט על השלבים, יש דבר נוסף שחשוב לדעת. יועץ ארגוני הוא לא "קוסם", זאת אומרת שחייב להיות שיתוף פעולה של כל הצדדים בתהליך ולעיתים ההחלטות המתקבלות הן לא פשוטות לבעל העסק, אבל כשמדובר ביועץ מוכשר כנראה שההחלטות יהיו לטובה. נדרשת סבלנות כדי ליצור שינוי בארגון, הן מבחינת התנהלות, קידום ושינוי כלכלי.
- שלב הבחינה – השלב הראשון הוא שלב הבחינה. שלב הבחינה הוא שלב שנקבע לאחר שכל הצדדים הסכימו על תחילת התהליך. בשלב הבחינה היועץ ירצה לראות איך העסק עובד בצורה אובייקטיבית מהצד. כל יועץ דוגל בשיטות שונות כדי לקבל את התמונה המלאה בעסק. חלק מהיועצים יכולים לשלוח שאלונים, חלק יפעלו באמצעות שיחות חתך ויהיו כאלה שיבחרו לשלוח לקוחות סמויים. בשלב הבחינה בוחן היועץ גם את דוחות העבודה, תזרים מזומנים, הוצאות עסקיות, ספקים, הכנסות וכל דוח שיכול לשפר את התמונה העסקית.
- הצגת נתונים – לאחר שאסף את כל הנתונים וקיבל אומדן לגבי פעילות העסק, רווחיות, צדדים חיוביים וצדדים שליליים, כעת השלב הבא של ייעוץ מקצועי הוא להניח את כל הפרטים על השולחן. היועץ מראה לבעל העסק איך מתנהל הארגון שלו מהצד.
- תוכנית עבודה – לאחר הצגת הנתונים הגיע הזמן לתוכנית עסקית. ייעוץ עסקי כולל בניית תוכנית עסקית ברוב המקרים, או כל גאנט שיוביל לתהליך מסוים מבחינת הנהלה. תוכנית העבודה כוללת ירידה לפרטים אישיים של העסק כמו חזון עסקי. תוכנית עסקית היא תוכנית שנפרסת לאורך זמן ממושך ודורשת שינוי מנטלי בראש ובראשונה. כמו כן, כחלק מהתוכנית יהיו מקרים של גיוס עובדים חדשים, פיטורים, מעבר בין ספקים ותוכניות שונות בעסק.
- יישום – שלב היישום הוא השלב בו אתם נבחנים על הצד המנטלי שלכם. התוכנית העסקית קיימת, כל מה שנותר לעשות הוא לפעול בצורה ישירה לפי התוכנית. במהלך שלב היישום, ליועץ ארגוני תפקיד חשוב בפיקוח. במקרה בו התוכנית אינה עונה לציפייה יש למצוא דרך חלופית בשביל המטרה.
- מעקב – לאחר שהתוכנית העסקית עובדת בצורה שאנחנו ציפינו, יש להמשיך ולעקוב אחרי התקדמות העסק. המעקב נעשה בבדיקת דוחות, בדיקת רווחיות העסק, מעקב אחרי הוצאות שונות בעסק שניתן למזער, אפיקים שיווקיים, הרחבת קהל יעד ועוד. לשלב זה חשיבות רבה להתקדמות בעסק, בין אם מדובר על ארגון קטן או גדול. חלק מהחברות מציעות גם בקרת איכות לאחר תקופה מסוימת מסיום תפקידו של היועץ, חצי שנה עד שנה.
הכלי החשוב ביותר של ייעוץ ארגוני
הדבר החשוב ביותר של ייעוץ ארגוני הוא היכולת של היועץ לתת את הכלים לבעל העסק בצורה מותאמת עבורו. את הכלים האלו כל בעל עסק צריך ליישם גם כאשר היועץ לא נמצא בארגון. יהיו חברות אשר יעדיפו לשכור שירות של יועץ ארגוני על בסיס יומי בתור עובד חברה. אך אם תחליטו לבחור ביועץ מקצועי ובעל ניסיון, התוצאה שתקבלו תעניק לכם את הכלים להתמודד עם כל משבר בעסק, כל רצון להתפתחות וניהול ארגון בצורה מקצועית.
